Начинать проект с#nbsp;нуля непросто. При управлении проектом лидеру нужно всё предусмотреть, оценить время и#nbsp;необходимые ресурсы, спланировать, организовать, проанализировать. Нужно получить согласование на#nbsp;всех уровнях и#nbsp;вовлечь команду.
Поэтому когда я#nbsp;начинаю любой проект, независимо от#nbsp;объема работы и#nbsp;необходимых ресурсов, использую инструмент 5W2H#nbsp;— всегда составляю один важный документ, который не#nbsp;требует много усилий, но#nbsp;зато закрывает вопросы ложных ожиданий в#nbsp;результатах, описывает возможные риски, формирует общее видение команды, а#nbsp;новым людям помогает быстрее сориентироваться.
Что#nbsp;же это за#nbsp;документ?
В#nbsp;разных компаниях он#nbsp;называется по-разному: team charter, project commitment или project initiation agreement.
Он#nbsp;помогает закрыть большинство проблем, с#nbsp;которыми сталкивается руководитель проекта:
перерасход бюджета;
изменение сроков внедрения проекта;
нехватка людей и#nbsp;их#nbsp;квалификация;
отсутствие знаний, внутри организации и#nbsp;необходимость привлечения сторонних специалистов, если внедряется какая-то новая прорывная технология;
разные требования от#nbsp;разных отделов и, возможно, разных людей одного отдела;
позиция сотрудников «уже пробовали#nbsp;— не#nbsp;вышло»;
чей-то отпуск;
позиция «пусть хоть так, чем никак!», когда проект запустили, а#nbsp;его поддержка и#nbsp;устранение дефектов процесса возлагается уже на#nbsp;самих пользователей, что, в#nbsp;свою очередь, вызывает вопросы к#nbsp;лидеру проекта как руководителю;
подрядчики входят в#nbsp;тендер с#nbsp;мыслью «лишь#nbsp;бы войти, там разберёмся». Заявляют минимальную цену и#nbsp;постоянно корректируют смету в#nbsp;ходе выполнения работ.
Составление Project Charter я#nbsp;предлагаю начать с#nbsp;нескольких вопросов, которые помогают определиться с#nbsp;дальнейшими шагами и#nbsp;спланировать примерное время на#nbsp;внедрение изменений.
Вопросы эти укладываются в#nbsp;формулу 5W2H.
Why would you need it? (Зачем вам это нужно?)
Напишите, почему вы#nbsp;считаете, что нужно работать над этим проектом. Что толкает вас изнутри вашей компании на#nbsp;внедрение изменений? Необходимость экономии на#nbsp;чем-то, уровень сервиса, который вы#nbsp;предоставляете, компенсация цен на#nbsp;сырье, волатильность рынка, рост производства, рынок труда или что-то другое?
Business Justification (бизнес-обоснование). Это оценка проекта, для#nbsp;чего он#nbsp;нужен и#nbsp;что он#nbsp;принесет вашей организации в#nbsp;денежном и#nbsp;не#nbsp;денежном эквиваленте.
Например, сумма экономии. Возможно, вы#nbsp;сможете даже разделить эту экономию с#nbsp;заказчиком, что повысит его лояльность к#nbsp;вашей компании.
What will be#nbsp;done and By When? (Что и#nbsp;когда будет сделано)
Опишите шаги и#nbsp;примерные сроки внедрения каждого этапа проекта.
На#nbsp;начальном этапе нет необходимости в#nbsp;четком плане действий, но#nbsp;примерные сроки важно понимать. К#nbsp;тому#nbsp;же сроки внедрения#nbsp;— один из#nbsp;KPI оценки внедрения проекта.
Какие-то этапы пойдут параллельно, какие-то могут идти последовательно. Создайте примерный график, который вы#nbsp;сможете доработать совместно с#nbsp;командой, когда точно определитесь с#nbsp;ее#nbsp;составом.
Например, проект по#nbsp;расширению (строительству) складского комплекса может иметь следующие этапы:
подготовка проекта,
определение лейаута склада,
проведение тендеров,
строительные работы,
подготовка оборудования и#nbsp;систем,
создание инвентарного запаса,
найм и#nbsp;обучение персонала,
другие этапы, которые вы#nbsp;доработаете в#nbsp;ходе проекта.
By Whom? (Кем?)
Какие отделы будут вовлечены в#nbsp;проект? На#nbsp;кого ваш проект окажет влияние? Другими словами, кто заинтересован в#nbsp;проекте и#nbsp;на#nbsp;ком он#nbsp;скажется (инпут от#nbsp;смежный функций).
Where? (Где?)
Определите рамки вашего проекта. Это цех, страна, отдел логистики или отдел подбора персонала? Возможно, вы#nbsp;планируете работать на#nbsp;отдельной группой товаров?
How? (Как?)
Какие процессы и#nbsp;методы вы#nbsp;планируете использовать? Например, это может быть Value Stream Mapping (карта создания потока ценностей).
How much? (Сколько?)
Сколько этот проект будет стоить для#nbsp;вашей компании? Есть#nbsp;ли риски, что вы#nbsp;выйдете за#nbsp;пределы предполагаемой сметы?
Ответив на#nbsp;эти вопросы, вы#nbsp;сможете составить качественный Project Charter, который станет отправной точкой вашего проекта.
С#nbsp;помощью инструмента 5W2H вы#nbsp;сможете согласовать необходимые вам ресурсы и#nbsp;сроки их#nbsp;вовлечения.
В#nbsp;этом#nbsp;же документы я#nbsp;обычно согласовываю систему бекапства (система подмены персонала на#nbsp;период отсутствия по#nbsp;любой причине).
Чтобы проект на#nbsp;останавливался на#nbsp;время отпуска, в#nbsp;Project Charter вношу:
список имен, необходимых для#nbsp;проекта,
вопросы, за#nbsp;которые отвечает человек,
его бекапа, который будет не#nbsp;просто в#nbsp;курсе происходящего, но#nbsp;и#nbsp;на время отпуска будет авторизован использовать необходимые системы и#nbsp;принимать решения.
Я#nbsp;согласовываю документ с#nbsp;руководителями тех отделов, чьи люди задействованы в#nbsp;проекте, и, если нужно, с#nbsp;вышестоящими тоже.
Грамотно составленный Project Charter служит главным источником информации для#nbsp;всех участников проекта, помогает лидеру эффективно управлять проектом, а#nbsp;команде не#nbsp;сбиться с#nbsp;намеченного курса.