Полезные материалы

Управление проектами: инструмент 5W2H

Начинать проект с нуля непросто. При управлении проектом лидеру нужно всё предусмотреть, оценить время и необходимые ресурсы, спланировать, организовать, проанализировать. Нужно получить согласование на всех уровнях и вовлечь команду.

Поэтому когда я начинаю любой проект, независимо от объема работы и необходимых ресурсов, использую инструмент 5W2H — всегда составляю один важный документ, который не требует много усилий, но зато закрывает вопросы ложных ожиданий в результатах, описывает возможные риски, формирует общее видение команды, а новым людям помогает быстрее сориентироваться.

Что же это за документ?

В разных компаниях он называется по-разному: team charter, project commitment или project initiation agreement.

Он помогает закрыть большинство проблем, с которыми сталкивается руководитель проекта:

  • перерасход бюджета;
  • изменение сроков внедрения проекта;
  • нехватка людей и их квалификация;
  • отсутствие знаний, внутри организации и необходимость привлечения сторонних специалистов, если внедряется какая-то новая прорывная технология;
  • разные требования от разных отделов и, возможно, разных людей одного отдела;
  • позиция сотрудников «уже пробовали — не вышло»;
  • чей-то отпуск;
  • позиция «пусть хоть так, чем никак!», когда проект запустили, а его поддержка и устранение дефектов процесса возлагается уже на самих пользователей, что, в свою очередь, вызывает вопросы к лидеру проекта как руководителю;
  • подрядчики входят в тендер с мыслью «лишь бы войти, там разберёмся». Заявляют минимальную цену и постоянно корректируют смету в ходе выполнения работ.

Составление Project Charter я предлагаю начать с нескольких вопросов, которые помогают определиться с дальнейшими шагами и спланировать примерное время на внедрение изменений.

Вопросы эти укладываются в формулу 5W2H.

Why would you need it? (Зачем вам это нужно?)

  • Напишите, почему вы считаете, что нужно работать над этим проектом. Что толкает вас изнутри вашей компании на внедрение изменений? Необходимость экономии на чем-то, уровень сервиса, который вы предоставляете, компенсация цен на сырье, волатильность рынка, рост производства, рынок труда или что-то другое?
  • Business Justification (бизнес-обоснование). Это оценка проекта, для чего он нужен и что он принесет вашей организации в денежном и не денежном эквиваленте.

Например, сумма экономии. Возможно, вы сможете даже разделить эту экономию с заказчиком, что повысит его лояльность к вашей компании.

What will be done and By When? (Что и когда будет сделано)

Опишите шаги и примерные сроки внедрения каждого этапа проекта.

На начальном этапе нет необходимости в четком плане действий, но примерные сроки важно понимать. К тому же сроки внедрения — один из KPI оценки внедрения проекта.

Какие-то этапы пойдут параллельно, какие-то могут идти последовательно. Создайте примерный график, который вы сможете доработать совместно с командой, когда точно определитесь с ее составом.

Например, проект по расширению (строительству) складского комплекса может иметь следующие этапы:

  • подготовка проекта,
  • определение лейаута склада,
  • проведение тендеров,
  • строительные работы,
  • подготовка оборудования и систем,
  • создание инвентарного запаса,
  • найм и обучение персонала,
  • другие этапы, которые вы доработаете в ходе проекта.

By Whom? (Кем?)

Какие отделы будут вовлечены в проект? На кого ваш проект окажет влияние? Другими словами, кто заинтересован в проекте и на ком он скажется (инпут от смежный функций).

Where? (Где?)

Определите рамки вашего проекта. Это цех, страна, отдел логистики или отдел подбора персонала? Возможно, вы планируете работать на отдельной группой товаров?

How? (Как?)

Какие процессы и методы вы планируете использовать? Например, это может быть Value Stream Mapping (карта создания потока ценностей).

How much? (Сколько?)

Сколько этот проект будет стоить для вашей компании? Есть ли риски, что вы выйдете за пределы предполагаемой сметы?

Ответив на эти вопросы, вы сможете составить качественный Project Charter, который станет отправной точкой вашего проекта.

С помощью инструмента 5W2H вы сможете согласовать необходимые вам ресурсы и сроки их вовлечения.

В этом же документы я обычно согласовываю систему бекапства (система подмены персонала на период отсутствия по любой причине).

Чтобы проект на останавливался на время отпуска, в Project Charter вношу:

  • список имен, необходимых для проекта,
  • вопросы, за которые отвечает человек,
  • его бекапа, который будет не просто в курсе происходящего, но и на время отпуска будет авторизован использовать необходимые системы и принимать решения.

Я согласовываю документ с руководителями тех отделов, чьи люди задействованы в проекте, и, если нужно, с вышестоящими тоже.

Грамотно составленный Project Charter служит главным источником информации для всех участников проекта, помогает лидеру эффективно управлять проектом, а команде не сбиться с намеченного курса.
Made on
Tilda